EPIC ROUTES COMMUNITY APS

La presente informativa descrive come EPIC ROUTES COMMUNITY APS – Associazione di Promozione Sociale, Ente del Terzo Settore (di seguito "l'Associazione") raccoglie, utilizza e protegge i dati personali degli interessati, in conformità al Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR), al Codice Privacy italiano (D.Lgs. 196/2003 e successive modifiche) e, per quanto attinente alla propria natura di Ente del Terzo Settore, al D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore).

1. Identità e dati di contatto del Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali, l'interessato può contattare il Titolare all'indirizzo e-mail sopra indicato.

2. Finalità del trattamento

I dati personali raccolti dall'Associazione sono trattati per le seguenti finalità:

a) Iscrizione e gestione dei soci

• Raccolta della domanda di ammissione e registrazione del socio
• Rilascio e gestione della tessera associativa
• Gestione delle quote associative e dei rapporti con i soci
• Comunicazioni relative alla vita associativa (assemblee, convocazioni, delibere)

b) Organizzazione e gestione degli eventi

• Gestione delle iscrizioni a eventi, escursioni, trekking, uscite in barca, a cavallo, in moto e altre attività associative
• Raccolta delle dichiarazioni di responsabilità e consapevolezza dei rischi
• Gestione delle coperture assicurative previste
• Comunicazioni operative relative alle attività programmate

c) Adempimenti legali e contabili

• Tenuta della contabilità associativa
• Adempimenti fiscali, previdenziali e assicurativi
• Conservazione di documentazione obbligatoria per legge, ivi compresi gli adempimenti connessi alla qualifica di Ente del Terzo Settore

d) Comunicazioni e newsletter

• Invio di comunicazioni istituzionali ai soci (es. newsletter associativa, rivista digitale)
• Aggiornamenti sulle iniziative e attività dei Capitoli Locali

e) Immagini e contenuti multimediali

• Produzione e diffusione di fotografie e video realizzati durante le attività associative, ai fini di documentazione interna e comunicazione istituzionale

f) Comunicazione tramite gruppi e chat WhatsApp della community

• Creazione e gestione di gruppi o chat WhatsApp dedicati ai Capitoli Locali e alla community, per informare i soci sulle attività in programma e sugli eventi futuri
• Possibilità per i soci di scrivere all'interno del gruppo, condividere opinioni, commenti e informazioni relative alla vita associativa
• Accesso al gruppo tramite link di invito, comunicato al socio successivamente al perfezionamento del tesseramento e all'accettazione di Statuto, Regolamento e della presente Informativa Privacy

3. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali si fonda sulle seguenti basi giuridiche, ai sensi dell'art. 6 GDPR:

• Esecuzione di un contratto / misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b): per la gestione del rapporto associativo, l'iscrizione e la partecipazione alle attività
• Adempimento di obblighi legali (art. 6, par. 1, lett. c): per gli adempimenti fiscali, contabili e assicurativi previsti dalla normativa vigente, nonché per gli adempimenti connessi alla qualifica di Ente del Terzo Settore (iscrizione e comunicazioni al RUNTS)
• Consenso dell'interessato (art. 6, par. 1, lett. a): per le comunicazioni promozionali/newsletter, la pubblicazione di immagini, l'adesione ai gruppi e alle chat WhatsApp della community e la profilazione, laddove applicabile
• Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f): per la tutela del patrimonio associativo, la sicurezza delle attività e la gestione di eventuali controversie

Per i dati particolari (es. dati relativi alla salute, ove comunicati volontariamente per esigenze di sicurezza durante le escursioni), la base giuridica è il consenso esplicito dell'interessato (art. 9, par. 2, lett. a GDPR).

4. Tipologie di dati trattati

Dati anagrafici e identificativi

• Nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita
• Codice Fiscale
• Indirizzo di residenza (via, numero civico, città, provincia, CAP, nazione)

Dati di contatto

• Numero di telefono, anche ai fini dell'eventuale adesione ai gruppi e alle chat WhatsApp della community (v. punto 14.6)
• Indirizzo e-mail

Dati relativi al rapporto associativo

• Dichiarazioni di accettazione dello Statuto e del Regolamento
• Dichiarazioni di consapevolezza dei rischi e delle responsabilità
• Consenso al trattamento dei dati personali (Privacy GDPR)
• Quote associative e dati di pagamento

Dati multimediali

• Fotografie e video realizzati durante le attività associative, previo consenso

Dati trattati nell'ambito dei gruppi e delle chat WhatsApp

• Numero di telefono, visibile agli altri partecipanti al medesimo gruppo per le caratteristiche tecniche della piattaforma
• Nome e immagine del profilo, se resi visibili dall'interessato nelle proprie impostazioni dell'app WhatsApp
• Contenuto dei messaggi, delle opinioni e delle informazioni condivise dal socio all'interno del gruppo

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati personali sono trattati con strumenti informatici e cartacei, nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate a prevenire perdite, accessi non autorizzati, divulgazioni illecite o alterazioni, ai sensi dell'art. 32 GDPR.

In particolare, l'Associazione adotta le seguenti misure:

• Accesso ai dati limitato ai soli soggetti autorizzati (componenti del Consiglio Direttivo e incaricati del trattamento)
• Archiviazione digitale su sistemi protetti da credenziali di accesso
• Archiviazione cartacea in locali ad accesso controllato
• Utilizzo di servizi cloud conformi al GDPR per la gestione dei dati (es. Google Workspace)
• Gestione dei gruppi e delle chat WhatsApp esclusivamente da parte di Referenti di Capitolo (Epic Routers) o di soggetti autorizzati dal Consiglio Direttivo, con rimozione dal gruppo dei soggetti che perdono la qualità di socio

Il trattamento avviene esclusivamente da parte di soggetti appositamente designati dal Titolare come incaricati del trattamento.

6. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, e comunque nei seguenti termini:

• Dati relativi al rapporto associativo: per tutta la durata dell'iscrizione e per i 10 anni successivi alla cessazione, ai fini di eventuali adempimenti legali e fiscali
• Dati relativi alla partecipazione agli eventi: per 5 anni dalla data dell'evento, ai fini documentali e assicurativi
• Dati contabili e fiscali: per 10 anni ai sensi del D.P.R. 600/1973 e del Codice Civile
• Dati per newsletter e comunicazioni: fino alla revoca del consenso da parte dell'interessato
• Immagini e video: fino alla revoca del consenso, salvo che siano stati prodotti nell'ambito di documentazione storica associativa
• Dati trattati nei gruppi e nelle chat WhatsApp: per tutta la durata della partecipazione del socio al gruppo; in caso di recesso, esclusione o uscita volontaria, il numero di telefono è rimosso dal gruppo a cura dell'Associazione o dell'interessato stesso

Decorsi i termini di conservazione, i dati sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

7. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, alle seguenti categorie di destinatari:

• Organi associativi (Consiglio Direttivo, Presidente, Tesoriere) per la gestione del rapporto associativo
• Coordinatori locali (Epic Routers) per l'organizzazione delle attività di pertinenza
• Compagnie assicurative, per la copertura RC e per polizze accessorie
• Consulenti fiscali e contabili dell'Associazione
• Autorità pubbliche e organi di vigilanza, nei casi previsti dalla legge
• Fornitori di servizi tecnici (es. piattaforme di gestione form, invio email, Google Sheets), designati come Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR
• Altri soci partecipanti al medesimo gruppo o chat WhatsApp, ai quali risulta visibile il numero di telefono dell'interessato in ragione delle caratteristiche tecniche della piattaforma
• WhatsApp Ireland Ltd. e le altre società del gruppo Meta, quali fornitori della piattaforma di messaggistica utilizzata per le comunicazioni di community, che trattano i dati secondo la propria informativa privacy
• Registro Unico Nazionale del Terzo Settore (RUNTS), limitatamente ai dati dei componenti degli organi sociali, per gli adempimenti previsti dalla normativa sugli Enti del Terzo Settore
• Eventuali enti di affiliazione sportiva o di promozione sociale cui l'Associazione aderisca, per le finalità di tesseramento e copertura assicurativa dei soci e dei volontari

I dati non sono venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità commerciali.

8. Trasferimento di dati extra UE

I dati personali sono trattati prevalentemente all'interno dell'Unione Europea. Alcuni servizi tecnici utilizzati dall'Associazione (es. Google Workspace, piattaforme di email marketing) potrebbero comportare un trasferimento di dati verso Paesi terzi. In tali casi, il Titolare si assicura che il trasferimento avvenga in presenza di adeguate garanzie ai sensi degli artt. 44-49 GDPR (es. Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, o adeguata decisione di adeguatezza).

L'utilizzo della piattaforma WhatsApp per le comunicazioni di community può comportare il trattamento di dati (numero di telefono, contenuto dei messaggi) anche da parte di WhatsApp Ireland Ltd. e delle società del gruppo Meta, con possibile trasferimento verso Paesi extra UE. Tali soggetti agiscono quali autonomi titolari del trattamento per i dati trattati a livello di infrastruttura della piattaforma, secondo quanto previsto dalla loro informativa privacy, consultabile sul sito whatsapp.com. L'Associazione non ha controllo su tali trattamenti e invita gli interessati a prenderne visione prima di aderire ai gruppi.

L'interessato può richiedere informazioni specifiche sui trasferimenti extra UE contattando il Titolare all'indirizzo e-mail indicato.

9. Diritti dell'interessato

L'interessato ha il diritto, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, di:

• Art. 15 – Accesso: ottenere conferma che sia in corso un trattamento di dati che lo riguardano e richiederne copia
• Art. 16 – Rettifica: ottenere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti
• Art. 17 – Cancellazione ("diritto all'oblio"): ottenere la cancellazione dei propri dati, nei casi previsti dalla normativa
• Art. 18 – Limitazione del trattamento: richiedere la sospensione del trattamento nelle ipotesi previste dal GDPR
• Art. 20 – Portabilità: ricevere i dati in formato strutturato e di uso comune, ove il trattamento sia basato su consenso o contratto
• Art. 21 – Opposizione: opporsi al trattamento dei propri dati, anche per finalità di marketing diretto
• Revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca

Nota: i diritti di cancellazione, limitazione e opposizione potrebbero essere limitati nei casi in cui il trattamento sia necessario per adempiere obblighi legali o per la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

10. Modalità di esercizio dei diritti

L'interessato può esercitare i propri diritti inviando una richiesta scritta al Titolare del trattamento:

• Via e-mail: community@epicroutes.it
• Per posta ordinaria: EPIC ROUTES COMMUNITY APS – Via Luisa Amalia Paladini n. 8, 73100 Lecce (LE)

Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta. In caso di richieste complesse, il termine può essere prorogato di ulteriori 60 giorni, con comunicazione all'interessato delle ragioni del ritardo.

Per quanto riguarda i gruppi e le chat WhatsApp, l'interessato può inoltre uscire autonomamente dal gruppo in qualsiasi momento tramite le funzionalità dell'applicazione, oppure richiederne la rimozione contattando il Referente di Capitolo o il Titolare.

11. Diritto di proporre reclamo all'Autorità Garante

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi le disposizioni del GDPR.

12. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di iscrizione è necessario per consentire all'Associazione di gestire il rapporto associativo e adempiere agli obblighi di legge. Il mancato conferimento di tali dati comporta l'impossibilità di procedere con l'iscrizione all'Associazione o con la partecipazione agli eventi.

Il conferimento dei dati facoltativi (es. dati sanitari, immagini) è libero e il mancato conferimento non pregiudica il rapporto associativo, salvo diversa indicazione specifica.

L'adesione ai gruppi e alle chat WhatsApp della community è facoltativa e non condiziona in alcun modo l'acquisizione o il mantenimento della qualità di socio: il mancato accesso al gruppo non pregiudica la partecipazione alla vita associativa e alle attività, che restano comunicate anche attraverso gli altri canali ufficiali dell'Associazione (e-mail, sito web, canali social).

13. Processo decisionale automatizzato e profilazione

L'Associazione non effettua alcun processo decisionale automatizzato né attività di profilazione degli interessati ai sensi dell'art. 22 GDPR. I dati personali non sono utilizzati per creare profili automatizzati né per prendere decisioni che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativo sulle persone.

14. Trattamenti specifici

14.1 Iscrizione soci

I dati raccolti in sede di iscrizione (dati anagrafici, codice fiscale, contatti, dichiarazioni) sono trattati per la gestione del rapporto associativo e conservati per tutta la durata dell'iscrizione e per i 10 anni successivi.

14.2 Gestione eventi ed escursioni

In occasione di ciascun evento (trekking, uscite a cavallo, in barca, in moto, aperitivi, conferenze), l'Associazione raccoglie i dati necessari per la partecipazione, incluse le dichiarazioni di assunzione di responsabilità personale e le informazioni assicurative. I dati sono conservati per 5 anni dall'evento.

14.3 Comunicazioni e newsletter

Previo consenso esplicito, l'Associazione può inviare comunicazioni istituzionali, la rivista associativa digitale e aggiornamenti sulle attività dei Capitoli Locali. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento inviando una richiesta a community@epicroutes.it.

14.4 Immagini e video

Fotografie e video realizzati durante le attività associative possono essere utilizzati a fini di documentazione e comunicazione istituzionale (sito web, canali social dell'Associazione), previo consenso dell'interessato. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità dell'utilizzo effettuato prima della revoca stessa.

14.5 Sito web e cookie

Il sito web dell'Associazione può utilizzare cookie tecnici necessari al funzionamento del sito e, previo consenso, cookie analitici o di terze parti. L'informativa cookie dettagliata è disponibile sul sito web dell'Associazione e l'interessato può gestire le proprie preferenze attraverso il banner cookie.

14.6 Gruppi e chat WhatsApp della community

Al fine di informare i soci sulle attività in programma e sugli eventi futuri, e di favorire lo scambio diretto tra i partecipanti, l'Associazione e i Capitoli Locali possono attivare gruppi o chat WhatsApp dedicati. L'accesso avviene esclusivamente tramite link di invito, fornito al socio dopo il perfezionamento del tesseramento e l'accettazione di Statuto, Regolamento e della presente Informativa Privacy.

Aderendo al gruppo, il socio prende atto che il proprio numero di telefono, così come il nome e l'immagine del profilo se resi visibili nelle impostazioni della propria app, risultano visibili a tutti gli altri partecipanti al gruppo. Allo stesso modo, i messaggi, le opinioni e le informazioni condivise dal socio all'interno della chat sono visibili agli altri partecipanti.

La base giuridica del trattamento è il consenso dell'interessato, manifestato tramite l'adesione volontaria al gruppo a seguito della ricezione del link di invito. La partecipazione ai gruppi WhatsApp è facoltativa e revocabile in qualsiasi momento: il socio può uscire autonomamente dal gruppo tramite le funzioni dell'applicazione oppure richiederne la rimozione al Referente di Capitolo o al Titolare del trattamento.

I gruppi sono amministrati esclusivamente da Referenti di Capitolo (Epic Routers) o da soggetti autorizzati dal Consiglio Direttivo, che provvedono alla rimozione dei soggetti che perdono la qualità di socio. Si ricorda che WhatsApp è un servizio fornito da WhatsApp Ireland Ltd. (gruppo Meta), che tratta i dati relativi al funzionamento della piattaforma quale autonomo titolare, secondo la propria informativa privacy.

15. Aggiornamenti dell'informativa

La presente informativa può essere aggiornata in qualsiasi momento in seguito a variazioni normative o organizzative. La versione aggiornata sarà pubblicata sul sito web dell'Associazione e resa disponibile ai soci attraverso i canali ufficiali.